Fondy
Základné informácie o fondoch
Dochádzkový systém AMS umožňuje cez kartu Zoznamy - Fondy založiť doplnkové fondy.
Ide napríklad o fondy Dovolenka, Lekár, Lekár doprovod, OČR, Študijné voľno a pod.
Po kliknutí na konkrétny vytvorený/založený fond je v pravej časti okna zobrazený náhľad jeho nastavení.
Fondy sú východiskovým nastavením pre kartu Prehľady.
Na základe toho, aké fondy si vytvoríte v karte Zoznamy, tieto fondy sa budú zobrazovať v karte Prehľady, v ktorej môžete následne podľa potreby pridávať pohyby do vytvorených fondov alebo nastavovať ich počiatočné stavy (pozrite návod Naplnenie a čerpanie z fondu).
V tejto karte môžete taktiež sledovať pohyby fondu pre prerušenia, ak bolo zadané v detaile dňa alebo na termináli zamestnancom (pozn.: musí byť splnený predpoklad že je vytvorený pre prerušenie fond).
Fondy taktiež úzko súvisia aj so žiadankovým systémom (v AMS v časti Prehľady - Žiadanky, alebo žiadanky prostredníctvom AMS Webu).
Ak je napríklad vytvorený fond pre prerušenie Dovolenka a je schválená zamestnancovi žiadanka na dovolenku administrátorom, podľa nastavení sa odpočíta/pripočíta aj jednotka fondu dovolenka a zobrazí sa tento stav v Prehľadoch časť Fondy.
Fondy a ich zostatky sa informačne zobrazujú aj v mesačnom prehľade dochádzky (karta Dochádzka - Mesačný prehľad) v pravom postrannom panely (po zrolovaní sa myšou úplne dole).
Založenie fondu
Pre vytvorenie fondu kliknite v karte Zoznamy - Fondy na tlačidlo “Pridať fond”.
Otvorí sa tabuľka, v ktorej vyberiete pre aké prerušenie bude fond vytvorený (pozn.: prerušenie už musí existovať - v karte Zoznamy - Prerušenia).
Vyberiete jednotku fondu a teda či sa má počítať v dňoch, hodinách alebo sekundách.
Zvolíte si typ počítania fondu:
-
dekrementálny = zostupný (jednotky sa odpočítavajú)
Fondy fungujú na tzv. “kreditnom systéme”.
Na začiatku je potrebné založiť fond a potom do tohto fondu prideliť “kredit” pomocou tlačidla “Pridať pohyb” v karte Prehľady (pozrite návod Naplnenie a čerpanie z fondu).
Týmto “kreditom” zabezpečíte počiatočný stav fondu, od ktorého sa môžu následne jednotky odpočítavať.Príklad:
V časti Zoznamy - Fondy sme si založili fond Dovolenka. V karte Prehľady pridáme pohyb pre konkrétneho zamestnanca do fondu Dovolenka +20 dní. Postupne sa z tohto “kreditu” budú odpočítavať dni podľa prerušení dovolenka v mesačnom prehľade zamestnanca.
Rovnakým spôsobom môže fungovať napríklad fond Lekár. Povedzme, že zamestnanec má nárok na 56 hodín pre návštevu lekára za rok. Ak sme nastavili počiatočný stav 56 hodín a zamestnanec si následne zapísal prerušenie Lekár v trvaní 4 hodiny do dochádzky, vieme si takto odsledovať, koľko hodín lekára ešte zamestnancovi ostáva (a teda 56 hodín mínus 4 hodiny čerpanie = 52 hodín zostatok). -
inkrementálny = vzostupný (jednotky sa pripočítavajú)
Tento typ fondu sa využíva napríklad ak nechcete uvádzať počiatočný stav fondu a samotný fond slúži len na sledovanie počtu jednotiek daného fondu (nie je určené koľko hodín alebo dní je stanovené zákonom).
Príklad:
Založili sme fond pre prerušenie Príprava. Toto prerušenie nemá stanovený maximálny počet hodín, ide len o naše sledovanie, koľko ktorý zamestnanec strávi prípravou. Ak označíme inkrementálny typ jednotiek, tak zakaždým pri zapísaní prerušenia “príprava” sa vo fondových pohyboch pripíše (pripočíta) daný počet hodín strávených prípravou a jeho trvanie sa zobrazí v prehľadoch zostatkov fondov.
K dispozícii je aj ročné nulovanie fondov.
Ak ho označíte, dochádzkový systém automaticky vynuluje konkrétny fond k 1.1 nasledujúceho kalendárneho roka.
Pokiaľ nebude označené, do ďalšieho roka sa prenesú (budú pokračovať) aktuálne hodnoty fondu.
Pre obšírnosť informácií sa ohľadom možnosti nepovoliť záporné stavy fondov a taktiež o možnosti info o zostatku fondu dočítate v článku nižšie.
Na videu nižšie môžete vidieť postup, akým založíte fond:
Upozornenie:
Úprava fondu
Označte si vytvorený fond, ktorý chcete opraviť a kliknite na “Upraviť” (alebo sa do nastavení fondu viete dostať dvojklikom na fond). Otvorí sa tabuľka, kde vykonáte zmeny podľa potreby a stlačte “Uložiť”.
Na videu nižšie môžete vidieť postup, akým upravíte fond:
Upozornenie:
Ak ste vytvorili fond a použili ho v dochádzke, neodporúčame meniť nastavenia jednotiek!
Ak meníte jednotky fondu zo sekúnd na hodiny alebo naopak, je to v poriadku.
Ak by ste chceli meniť zo sekúnd alebo hodín na dni (alebo naopak z dní na hodiny alebo sekundy), program využíva iný algoritmus výpočtu a preto by došlo k neželanému zobrazeniu zostatku fondov.
Ak však potrebujete uskutočniť takúto zmenu, bude potrebné zmazať existujúci fond (odstránia sa všetky dáta súvisiace s týmto fondom - operácia je nenávratná) a následne vytvoriť nový s jednotkami aké potrebujete.
Vymazanie fondu
Označte si vytvorený fond, ktorý chcete zmazať a kliknite na “Upraviť” (alebo si tento fond viete otvoriť dvojklikom). Otvorí sa tabuľka a stlačte “Zmazať”.
Na videu nižšie môžete vidieť postup, akým vymažete doplnkový fond:
Upozornenie:
Pri mazaní fondu sa odstránia všetky dáta súvisiace s týmto fondom! Ide o nenávratné vymazanie!!!
Nevymaže sa len fond v zoznamoch, ale aj samotné pohyby pre fond.
Informácie o stave fondov
Aktuálny stav zostatkových fondov nájdete v karte Prehľady, po zvolení zamestnanca vo filtri alebo kliknutím na riadok zamestnanca.
Na pravej strane okna sa zobrazia dve tabuľky:
- tabuľka s prehľadom fondov ku koncu zvoleného mesiaca - ak si prajete zobraziť stav fondov k ľubovoľnému mesiacu, zvoľte ho v kalendári pomocou + - , alebo pomocou šípky (otvorí sa kalendár, kde môžete vybrať mesiac).
- tabuľka s prehľadom fondov k poslednému dňu v kalendárnom roku.
Pozn.: Uistite sa, že vo filtri (vedľa výberu zamestnanca) máte zobrazený správny dátum od-do - na základe tohto dátumu sa zobrazia pohyby v strednej časti prehľadov fondov.
Takisto stav fondov viete zistiť aj v časti Dochádzka - Mesačný prehľad v tabuľke “Prehľad fondov”.
Pozn.: Ak prehľady fondov v mesačnom prehľade nevidíte, stačí umiestniť myš na pravú stranu a použiť rolovacie koliesko myši.
Dochádzkový systém umožňuje taktiež tlač zostatku fondov na tlačiarni a export fondov do XLS, podrobnejší návod nájdete na spodku tohto článku.
Informácia o zostatku fondu
V nastaveniach fondu sa nachádza funkcia “Info o zostatku”, ktorá informuje o aktuálnom zostatku fondu.
Táto funkcia pomáha administrátorom aj zamestnancom v prehľade, koľko dní/hodín konkrétneho fondu ešte zamestnanci môžu čerpať, aby nedošlo k neželanému prečerpaniu.
Pre každý vytvorený fond sa dá táto možnosť označiť zvlášť.
Po označení tejto možnosti sa bude zobrazovať stav zostatku fondu pri:
-
vytvorení žiadanky
Príklad: Pre fond Dovolenka sme označili atribút “info o zostatku”. V AMS v časti Prehľady - Žiadanky po kliknutí na “vytvoriť žiadanku” a vybratí prerušenia Dovolenka, sa bude informácia o aktuálnom zostatku fondu zobrazovať pod prerušením.
-
vytvorení celodenného prerušenia (cez mesačný prehľad alebo aj v detaile dňa)
Príklad: Pre fond Dovolenka sme označili “info o zostatku”. V časti Dochádzka v Mesačnom prehľade zamestnanca klikneme pravým tlačidlom myši a vyberieme možnosť “Nastaviť celodenné prerušenie”. Klikneme na “Áno” a vyberieme prerušenie Dovolenka zo zoznamu. Následne sa pod ním zobrazí informácia o zostatku.
V detaile dňa po kliknutí na tlačidlo " + celodenné prerušenie" a vybratí prerušenia Dovolenka sa pod prerušením zobrazí informácia o zostatku fondu.
-
ako stĺpec v plánovaní
Príklad: V časti Dochádzka - Plánovanie sa po označení možnosti “info o zostatku” bude zobrazovať aktuálny zostatok fondu v prehľade plánovania. Každý vytvorený fond má v plánovaní svoj stĺpec (fond dovolenka má stĺpec s písmenom “D”, fond Lekár s písmenom “L”, obidva majú označené “info o zostatku”).
Informácia o zostatku fondov je implementovaná aj v AMS Webe:
- pre administrátorov:
- pri vytváraní novej žiadanky
- v mesačnom prehľade dochádzky v pravom paneli sumáru fondov
- v detaile dňa pri zadávaní celodenného prerušenia
- v plánovaní
- pre zamestnancov
- pri prezeraní dochádzky - v mesačnom prehľade
- pri vytváraní novej žiadanky
Pozn: Funkcia “Informácia o zostatku fondov” je implementovaná od verzie AMS 1.1.3.37 a novších.
Iba kladné stavy
Posledná možnosť v nastaveniach fondu je funkcia “iba kladné stavy”, ktorá spôsobí, že systém dáva pozor na stav daného fondu, aby nebolo možné prejsť do mínusových hodnôt.
Aktivovaním možnosti “iba kladné stavy” v detaile fondu systém neumožní potvrdiť žiadanku, alebo zapísať celodenné prerušenie či plán, ak by sa stav fondu dostal do záporných čísel. Program nepovolí uskutočniť takýto zápis, a zároveň upozorní na dosiahnutie záporného stavu fondu.
Na videách nižšie si môžete pozrieť ako sa bude správať program pri aktívnej možnosti “iba kladné stavy”:
- pri potvrdení žiadanky
- pri zadávaní celodenného prerušenia - či už cez mesačný prehľad alebo cez detail dňa
- pri plánovaní prerušenia
Funkcia “Iba kladné stavy” je implementovaná aj v AMS Webe:
- pre administrátorov:
- pri vytváraní novej žiadanky
- v detaile dňa pri zadávaní celodenného prerušenia
- v plánovaní prerušenia
- pre zamestnancov
- pri vytváraní novej žiadanky
V prípade, že už fond dosiahol záporné čísla a až potom aktivujete túto funkciu, tak sa záporný stav fondu zvýrazní červenou farbou.
Zobrazí sa:
- v prehľadoch fondu
- v mesačnom prehľade dochádzky
- v plánovaní
- ak je pri fonde označená aj možnosť “info o zostatku”, tak sa zobrazí aj na všetkých miestach, kde sa informácia o zostatku zobrazuje (v našom príklade pri vytváraní žiadanky)
Pozn: Funkcia “Iba kladné stavy” je implementovaná od verzie AMS 1.1.3.37 a novších.