Report Evidencia dochádzky (plachta)
Dochádzkový systém umožňuje vygenerovať evidenciu dochádzky (plachtu). Ide o súhrnný dokument odpracovaných hodín jednotlivých mesiacov a iných zaznamenaných údajov dochádzky.
Evidencia dochádzky sa nachádza v AMS v časti Dochádzka - Uzávierka a je možné uložiť ju do formátu pdf alebo xls/xlsx poprípade použiť priamo tlač. Report evidencie dochádzky sa vygeneruje pre všetkých zamestnancov zobrazených v uzávierke (Dochádzka - Uzávierka). Ak potrebujete generovať report len pre určitých zamestnancov, pomôžu dostupné filtre v hornej časti uzávierky. Filtrovať zamestnancov viete podľa strediska, skupiny, zaradenia, prípadne len takým zamestnancom ktorí už majú urobenú uzávierku (otvorená, skontrolovaná, schválená, uzamknutá dochádzka). Pozn.: Vysvetlenia samotných filtrov a uzatvárania dochádzky sú popísané v samostatnom článku. Na videu nižšie je zobrazené použitie filtrov:
Jednotlivé nastavenia, ich význam a zobrazenie v reporte sú popísané v článku nižšie: (možnosti sú medzi sebou kombinovateľné)
- zobrazovať “A” pri absencii
- len odpracované bez prerušení
- formát času
- prepočet na dni
- počet neodpracovaných dní
- nezobrazovať prerušenia “obed”
- xls špeciálne voľby
1. Zobrazovať “A” pri absencii
Táto možnosť sa využíva v prípade, že chcete aby sa v reporte evidovala neospravedlnená absencia (neodpracovaný deň) zamestnancom.
Ak mal zamestnanec v niektorom dni absenciu, po označení tejto možnosti sa v reporte zobrazí pri takomto dni písmeno “A” (absencia). Zároveň sa pri “počte neodpracovaných dní” v stĺpci “A” (absencia) zobrazí súčet hodín absencie.
Ak možnosť nie je označená, dni s absenciou budú prázdne. Napriek tomu ale pri “počte neodpracovaných dní” v stĺpci “A” (absencia) bude zobrazený súčet hodín absencie.
2. Len odpracované bez prerušení
Toto nastavenie slúži na zobrazovanie odpracovaného času bez akýchkoľvek ďalších prerušení priamo v jednotlivých dňoch dochádzky.
Ak je táto možnosť označená, do konkrétnych dní sa exportuje len odpracovaný čas (práca). Žiadne ďalšie prerušenia sa v reporte nezobrazia. V prípade celodenného prerušenia (iného ako práca) ostane bunka prázdna.
Pozn.:
Ak možnosť nie je označená, zobrazia sa v reporte aj všetky ostatné prerušenia, ktoré si zamestnanci zaevidovali (nielen prerušenie práca).
V každom dni, v ktorom bolo prerušenie sa zobrazí jeho skratka a trvanie (napríklad Malicová Andrea, 21.10. mala čerpanie Lekára “L” v trvaní 1:30).
3. Formát času
Ide o nastavenie formátu času, v ktorom sa má vygenerovať evidencia dochádzky.
Na výber máte z dvoch možností:
-
klasický formát času hh:mm (napríklad 7 hodín a 30 minút = 7:30)
-
alebo dekadický (napríklad 7 hodín a 30 minút = 7.50 hod)
4. Prepočet na dni
V prípade, že neexistuje nijaký fond (nie je nastavený v skupine denný ani referenčný fond), viete prepočítať počet neodpracovaných dní pomocou tohto nastavenia. Je potrebné zakliknúť “použiť denný fond” a vypísať počet hodín, ktoré predstavujú jeden deň (vypísať fond, ktorý sa má použiť pre prepočet neprítomností). Tento fond si viete určiť podľa potreby, je ale jednotný pre všetkých zamestnancov, ktorý sa budú zobrazovať v reporte. Na výber zamestnancov, ktorým má byť určený takýto fond, môžete použiť dostupné filtre v uzávierke (podľa skupiny, strediska, zaradenia).
Príklad: zamestnanec nemá určený denný fond v skupine (ani referenčný), v nastavení reportu sme označili možnosť “prepočet na dni - použiť denný fond” a nastavili sme ho na 9 hodín, aby sa mali na základe čoho prepočítať neprítomnosti u zamestnanca. Takýto report si môžete pozrieť na obrázku nižšie:
Ak si želáte aby sa neodpracované sviatky zobrazovali vždy ako “počet dní” nie hodiny, označte túto možnosť.
Na obrázku nižšie si môžete všimnúť že keďže boli v mesiaci január 2 sviatky a táto možnosť je označená, v reporte sa zobrazí číslo 2 v sumáre pre sviatky:
5. Počet neodpracovaných dní
Nastavenie reportu ponúka možnosť zvoliť si zobrazenie neodpracovaných dní v hodinách alebo v dňoch.
Ide o zobrazenie v reporte pre tlač od “S” po “A” (sviatok, skratky pre vybrané prerušenia - “O” obed, “D” dovolenka a pod., absencia):
a v reporte pre xls / xlsx formát od “S” po “A” - stĺpce AL až AT:
Prerušenia patriace k reportu
Prerušenia, ktoré sa majú zobraziť v týchto stĺpcoch si viete určiť priamo v nastaveniach reportu (sú voliteľné, musí ich byť však 6 - meniť si ich viete sami podľa potreby).
Kliknite na prerušenie v ľavom stĺpci (nepriradené), kliknite na prerušenie v pravom stĺpci (priradené) a následne kliknite na šípku uprostred (šípka doprava). Prerušenia sa “vymenia”. Tie prerušenia, ktoré sa nachádzajú v pravom stĺpci (6 prerušení) sa zobrazí následne v reporte evidencii dochádzky.
Nastavenie sa prejaví vo všetkých typoch tlače evidencie dochádzky (na tlačiarni, pdf, xls / xlsx).
Príklad reportu v dňoch:
Príklad reportu v hodinách:
6. Nezobrazovať prerušenia “obed”
Report ponúka štyri riešenia zobrazenia “obeda”:
- v každom dni zvlášť jeho trvanie plus na konci sumár trvania obeda za celý mesiac
- iba sumár trvania obeda za celý mesiac ale konkrétne trvanie v dňoch sa nezobrazí
- zobrazí sa trvanie obeda v konkrétnych dňoch ale nezobrazí sa jeho sumár trvania za mesiac
- nebude sa v reporte zobrazovať prerušenie obed vôbec
V každom dni zvlášť a sumár na konci mesiaca
Pri neoznačenej možnosti “nezobrazovať prerušenia obed” a zároveň ak je prerušenie obed priradené v prerušeniach reportu, sa v evidencii dochádzky zobrazí aj konkrétne trvanie obeda rozpísané v jednotlivých dňoch, aj sumárne za všetky obedy dokopy na konci reportu.
Sumár za celý mesiac
Ak zakliknete možnosť “nezobrazovať prerušenie obed”, nebude sa v reporte zobrazovať prerušenie “Obed” v konkrétnych dňoch dochádzky. Ak ale obed napriek tomu ako sumár prerušenia potrebujete evidovať (nechcete ho evidovať len v samostatných dňoch reportu), viete si ho priradiť medzi prerušenia reportu, ktoré sa budú zobrazovať na jeho konci (stlpce AL - AT).
Na príklade nižšie si môžete všimnúť, že napriek tomu, že “obed” v dni 8.10. u zamestnanca zmizol, naďalej sa zobrazuje jeho celkové trvanie na konci reportu (v stĺpci AM):
V každom dni zvlášť bez sumáru na konci mesiaca
Ak nebude možnosť “nezobrazovať prerušenie obed” označená, a zároveň prerušenie obed nebude priradené v reporte, zobrazí sa trvanie obeda len jednotlivo v dňoch ale sumárne za obed nie:
Nezobrazovať obed v reporte
Ak nechcete prerušenie obed evidovať vôbec v reporte, označte možnosť “nezobrazovať prerušenia obed” a uistite sa, že prerušenie “obed” sa nachádza v nastaveniach reportu v ľavom stĺpci “nepriradené”. Následne bude report vyzerať takto - dňa 8.10. sa zobrazí len prerušenie “práca” a ani na konci reportu nebude prerušenie “obed” naďalej figurovať:
7. XLS špeciálne voľby
Nastavenia v tejto časti sa zobrazujú len v reporte evidencie dochádzky vygenerovanej do xls alebo xlsx súboru (nie sú dostupné pre tlač a pdf).
Rozdeliť odpracované a nadčasy
Vrámci xls / xlsx súboru po zakliknutí možnosti “rozdeliť odpracované a nadčasy” sa zobrazí v reporte na konci nový stĺpec “Počet nadčasových hodín”. V ňom sa zobrazia nadčasové hodiny zvlášť za každého zamestnanca a aj sumár nadčasových hodín spolu (bunka AV 15).
Exportovať preplatené nadčasy
Ak potrebujete do reportu evidencie dochádzky preniesť aj informáciu o preplatených nadčasoch, zakliknite možnosť “Exportovať preplatené nadčasy”.
Pri použití tohto nastavenia sa zobrazí pri dňoch s preplateným nadčasom značka “NCAS” a suma preplatených hodín sa vypočíta v stĺpci “Preplatený nadčas”, ktorý v tomto prípade nahradí stĺpec “Saldo”.