Žiadanky
Funkcia Žiadanky slúži pre elektronické zadávanie požiadavky na čerpanie zvoleného prerušenia (Dovolenka, Lekár, Náhradné voľno…). Prerušenia, z ktorých je možné si vyberať, nastavuje administrátor pomocou dochádzkového systému.
Aby sa prerušenie zobrazilo pri vytváraní žiadanky, je potrebné aby každé prerušenie malo vo svojich nastaveniach označený atribút “povolené v žiadankách”. Pokiaľ tento atribút nie je označený, tak sa prerušenie nezobrazí pri vytváraní žiadanky.
Pri funkcii Žiadanky máte okrem možnosti vytvoriť a upraviť žiadanku, ju aj možnosť potvrdiť, zamietnuť alebo stornovať (administrátor musí mať toto oprávnenie označené vo svojich nastaveniach a priradených zamestnancov pre ktorých bude môcť tieto úkony vykonávať - viac informácií nájdete v návode Administrátori).
Pre urýchlenie nájdenia žiadanky ktorú potrebujete môžete použiť dostupné filtre, kde si môžete zvoliť skupinu, zamestnanca, dátum alebo stav žiadanky v akom sa nachádza.
Takisto je k dispozícii aj možnosť uložiť si žiadanky vo formáte XLS.
Rýchly tip
Článok o žiadankách je rozdelený do týchto častí:
Vytvorenie žiadanky
Pre vytvorenie žiadanky je potrebné v časti Prehľady v záložke Žiadanky stlačiť “Vytvoriť”.
Zobrazí sa okno, kde vyberiete zamestnanca a prerušenie. Podľa nastavení atribútu “povolené v žiadankách” pri konkrétnom prerušení sa zobrazia nasledujúce možnosti:
- celý deň - po označení tejto varianty máte možnosť vybrať dátumy od-do, v rozpätí ktorých chcete žiadanku vytvoriť
- pol dňa - pri tejto možnosti vyberiete deň, pre ktorý sa má žiadanka vytvoriť. Následne je potrebné vybrať zmenu, ktorá prislúcha zamestnancovi (podľa nastavení skupiny) a časť zmeny (prvá alebo druhá polovica), na základe ktorej systém pol dňa žiadanky vypočíta.
- časový úsek - vyberiete deň a určíte presný čas od-do (HH:MM) v akom má byť žiadanka vytvorená
Vypíšete poznámku, ktorá slúži pre bližší popis žiadanky ak je potrebný. Následne stlačte “Potvrdiť”. Vytvorí sa nová žiadanka.
Nastavenie dĺžky prerušení pri zadávaní žiadaniek je v chronologickom slede. Pokiaľ v nastaveniach prerušenia (atribút “povolené v žiadankách”) označíte možnosť celý deň, zvyšné možnosti (pol dňa, časový úsek) pri vytváraní žiadanky pre dané prerušenie nebudú k dispozícii (nebudú sa dať označiť). Ak označíte pol dňa, pri prerušení bude možnosť vybrať žiadanku na celý deň alebo pol dňa. Pri časovom úseku budú k dispozícii všetky tri možnosti zadania dĺžky žiadanky (celý deň, pol dňa, časový úsek).
Vytvorená žiadanka sa zobrazí v časti Prehľady - Žiadanky, v karte Domov - Žiadanky a v Detaile dňa zamestnanca.
Na videu nižšie si môžete pozrieť vytvorenie žiadanky (aj zmenu v atribútoch a následnú zmenu pri vytváraní žiadanky):
Rýchly tip
V detaile dňa sa zobrazujú informácie o žiadanke z nastavení prerušení - typ a dĺžka.
Úprava žiadanky
Ak potrebujete upraviť existujúcu žiadanku môžete tak urobiť označením konkrétnej žiadanky a stlačením “Upraviť” alebo dvojklikom na žiadanku. Zobrazí sa okno, kde vykonáte potrebné zmeny a stlačte “Potvrdiť”.
Upravovať sa dajú len žiadanky ktoré neboli schválené alebo zamietnuté.
Na videu nižšie si môžete pozrieť úpravu žiadanky:
Potvrdenie, zamietnutie a stornovanie žiadanky
Pre schválenie žiadanky, kliknite na žiadanku, ktorú chcete potvrdiť, podfarbí sa na modro a stlačte “Potvrdiť”. Otvorí sa okno, kde môžete napísať vyjadrenie k žiadanke, prípadne vypísať ďalšie e-mailové adresy, na ktoré príde informácia o schválení žiadanky. Následne stlačte “Potvrdiť”. Žiadanka bude schválená a informácia o nej príde na všetky uvedené e-mailové adresy (zamestnancova a doplňujúce e-maily).
Rovnakým spôsobom postupujeme aj pri zamietnutí alebo stornovaní vytvorenej žiadanky. Dostupné sú tlačidlá v pravej časti obrazovky “Zamietnuť” a “Stornovať”.
Uzavrieť žiadanku viete nielen v časti Prehľady - Žiadanky, ale aj v karte Domov v časti Žiadanky alebo priamo v Detaile dňa v mesačnom prehľade dochádzky (viď obrázky nižšie). Stačí označiť žiadanku, ktorú chcete uzavrieť a pravým kliknutím myši sa zobrazia možnosti “potvrdiť”, “zamietnuť” a “stornovať”. Následne vypíšete poznámku a stlačíte “potvrdiť”.
V detaile dňa sa vytvorená žiadanka zobrazí v grafe nad pracovnou dobou. Keď podržíte na tomto úseku kurzor myši, zobrazí sa informácia o vytvorenej žiadanke (o aké prerušenie ide a aký časový úsek predstavuje). Farba úseku je totožná s farbou prerušenia.
Po uzavretí žiadanky sa doplní informácia kto a kedy uzavrel žiadanku (pri podržaní kurzora myši a takisto aj v časti žiadanky).
Na videu nižšie si môžete pozrieť schválenie a zamietnutie žiadanky v časti prehľady aj v detaile dňa:
Na videu nižšie si môžete pozrieť stornovanie žiadanky v prehľadoch:
Na videu nižšie si môžete pozrieť stornovanie žiadanky v mesačnom prehľade v detaile dňa:
E-maily o stave žiadanky
Rýchly tip
Dochádzkový systém umožňuje ku každému zamestnancovi vložiť e-mail, ktorý bude slúžiť na automatické zasielanie informácií o stave žiadanky.
E-mail administrátora, na ktorý majú chodiť žiadanky a z ktorého majú prísť vyjadrenia k žiadanke, sa vkladá v karte Admina (Zoznamy - Administrátori).
E-mail zamestnanca, na ktorý má prísť odpoveď o stave žiadanky sa vkladá do karty zamestnanca (Zoznamy - Zamestnanci).
V niektorých prípadoch je žiadúce poslať informáciu o žiadanke aj na ďalšie e-maily (iný ako je uvedený v karte zamestnanca), v tom prípade môžete vložiť doplňujúce e-mailové adresy do okna pri vyjadrovaní sa k žiadanke. Viac informácií o e-mailoch nájdete v samostatnom návode.
V spodnej časti obrazovky je dostupná pre jednoduchšiu orientáciu farebná legenda informujúca o stave žiadaniek.
POVINNÉ ŽIADANKY
Funkcia povinné žiadanky má za úlohu znemožniť vytvorenie prerušenia, ak je povolené v žiadankách (zápis celodenných prerušení a vlastných časových úsekov).
Pre správne fungovanie povinných žiadaniek je potrebné dodržať niekoľko krokov:
- prerušenie má označený atribút “povolené v žiadankách”
- stredisko má vo svojich nastaveniach aktívnu funkciu “povinné žiadanky”
- rovnaké stredisko má zamestnanec označené v karte zamestnanca ako domovské stredisko
- tento zamestnanec musí byť priradený pod admina
Pri správnom postupe program zaistí, že sa prerušenie nebude zobrazovať pri zamestnancovi nikde pre zápis (v detaile dňa, v mesačnom prehľade, v prístupoch, v plánovaní) a zobrazí sa len prostredníctvom žiadaniek.
Všetkým adminom sa dajú označiť zamestnanci (v karte admina - priradení zamestnanci), ktorým môžu spravovať žiadanky:
- ak má mať admin možnosť spravovať jeho žiadanky, musí byť v karte admina pri zamestnancovi žiadanka označená
- ak nemá dostávať admin informácie o žiadankách alebo inak ich spravovať, žiadanka v karte admina v priradených zamestnancoch nebude pri konkrétnom zamestnancovi označená
Výnimku má len hlavný admin, ktorý má povolenia vytvárať a schvaľovať žiadanky aj napriek obmedzeniu v povinných žiadankách.
Výhody:
- administrátor môže schvaľovať žiadanky zamestnancom a e-mailové upozornenia o žiadankách mu chodia len od zamestnancov, ktorým zároveň môže žiadanky uzatvárať, ale nie od všetkých zamestnancov, ktorých má ako admin v AMS priradených
- admin nemôže sám sebe schvaľovať žiadanky - táto možnosť je voliteľná, prednastavené je zakázané schvaľovanie vlastných žiadaniek (pokiaľ má admin sám seba priradeného v zamestnancoch, checkbox žiadanky nie je označený)
- adminov môže upravovať len hlavný admin (admin s ID 1), takže si iný ako hlavný admin nemôže sám sebe (ako adminovi) povoliť v zozname priradených zamestnancov schvaľovanie žiadaniek
Pre lepšie pochopenie si povinné žiadanky ukážeme na príklade.
Prerušenie Dovolenka má označený atribút “povolené v žiadankách”.
Stredisko Banská Bystrica má označený atribút “povinné žiadanky”.
Zamestnanec Lukáš Ježek má v karte zamestnanca (Zoznamy - Zamestnanci) stredisko Banská Bystrica označené ako domovské stredisko.
Administrátor má zamestnanca (Lukáš Ježek) priradeného a má pri ňom označenú položku Žiadanky.
Keďže boli splnené všetky položky pre povinné žiadanky, admina2 (Zuzka) nedokáže zapísať prerušenie Dovolenka zamestnancovi do dochádzky, pretože sa mu nikde v dochádzke Dovolenka ani nezobrazí pre zápis.
V našom príklade si môžete všimnúť, že prerušenie Dovolenka by sa malo zobrazovať v legende prerušení aj pri výbere prerušenia (tlačidlo “celodenné prerušenie” a výber prerušenia pomocou šípky), ale funkcia povinné žiadanky spôsobila, že Dovolenka odtiaľ zmizla.
Rovnako Dovolenku nenájdete ani pri možnosti Pridať prístup v detaile dňa, ani cez mesačný prehľad pravým kliknutím myši a výberom “nastaviť celodenné prerušenie”, či pomocou hromadného zápisu.
Dokonca ani v plánovaní sa nebude dať Dovolenka zapísať zamestnancovi. Síce sa v ponuke výberu prerušenia bude nachádzať, ale systém na povinné žiadanky upozorní hláškou a neumožní tak zápis Dovolenky.
Jediný spôsob, aký sa Dovolenka bude dať zamestnancovi zapísať je, že si vytvorí pre prerušenie Dovolenka žiadanku.
Buď si žiadanku vytvorí zamestnanec sám prostredníctvom AMS Webu …
… alebo zamestnancovi vytvorí žiadanku administrátor.
Pokiaľ má administrátor označené žiadanky pre zamestnanca v detaile admina, dokáže tomuto zamestnancovi admin spravovať žiadanky.
Ak nemá administrátor označené žiadanky pri zamestnancovi, zamestnanca pri vytváraní žiadanky ani neuvidí (nezobrazí sa v ponuke zamestnancov).
Vo filtri zamestnancov v časti Žiadanky bude figurovať jeho meno, ale žiadna žiadanka sa nezobrazí v prehľade žiadaniek, pretože admin nemá oprávnenie spravovať žiadanky tomuto zamestnancovi.
Rovnakým spôsobom sa budú správať žiadanky aj v AMS Webe.
Vo videu nižšie si môžete pozrieť vytváranie žiadanky adminom 2 prostredníctom AMS Webu - ako sa budú správať žiadanky pre Lukáša Ježka, ak je priradený ako zamestnanec adminovi 2 a je alebo nie je označený pri jeho mene checkbox žiadanky.
UPOZORNENIE!
Určovať oprávnenia pre žiadanky všetkým administrátorom môže len hlavný admin - admin 1 (označiť checkboxy žiadanky pri zamestnancoch, aby mohli admini spravovať žiadanky zamestnancom).
Ostatní administrátori si nemôžu sami označovať oprávnenia pre žiadanky u zamestnancov, ktorých majú priradených.
Ak má mať admin na starosti žiadanky všetkých zamestnancov, ktorých má priradených, stačí označiť checkbox “všetky žiadanky”, nachádzajúci sa v karte Zoznamy - Administrátori - Priradení zamestnanci, vpravo hore nad stĺpcom žiadanky. Po označení tejto možnosti sa program opýta, či adminovi povoliť žiadanky pre všetkých zamestnancov. Kliknite na Áno.
Následne sa pri všetkých priradených zamestnancoch administrátorovi zobrazia označené spravovania žiadaniek.
Pri opätovnom označení checkboxu “všetky žiadanky” sa zruší označenie všetkých žiadaniek a teda všetci priradení zamestnanci nebudú mať označené žiadanky.
Samotným kliknutím na políčko žiadanky pri mene zamestnanca, môže admin určiť zamestnancov, ktorým môže schvaľovať žiadanky.
Zobrazenie všetkých uvedených stavov je znázornené vo videu nižšie:
Osobné číslo admina
OSOBNÉ ČÍSLO ADMINISTRÁTORA
Osobné číslo admina sa vypisuje priamo v karte administrátora a slúži na nepriame párovanie adminov a zamestnancov, aby admin nemohol sám sebe ako zamestnancovi schváliť žiadanku.
Importný mostík PaM Softip disponuje možnosťou automatického nastavenia osobného čísla admina. PaM Softip zobrazí pri každom zamestnancovi ďalší stĺpec, kde sa bude nachádzať osobné číslo nadriadeného, ktoré je spárované s osobným číslom admina v AMS a danému adminovi priradí zamestnanca (ak nie je, mimo toho či je alebo nie je priradený cez stredisko) a taktiež mu povolí žiadanky.
Žiadankový systém úzko súvisí aj s fondami a jeho funkciami, ktoré pomáhajú v prehľadnosti pri vytváraní žiadaniek:
- informácia o zostatku
- príklad: ak je vytvorený fond pre dovolenku, pri vytváraní žiadanky sa zobrazí zostatok dní / hodín dovolenky. Takto zamestnanec aj admin vie koľko dní dovolenky mu ešte zostáva (na koľko dní môže vytvoriť žiadanku o dovolenku), aby nedošlo k neželanému prečerpaniu.
- iba kladné stavy
- funkcia dáva pozor aby sa neprešlo do záporných čísel fondu.
- príklad: ak je vytvorený fond pre dovolenku a zamestnanec by vytvorením žiadanky o dovolenku spôsobil prečerpanie fondu, systém mu takúto žiadanku nepovolí vytvoriť, práve kvôli zamedzeniu neželaných mínusových hodnôt fondu.
(Pozn.: Fondy môžu a nemusia byť vytvorené pri používaní žiadaniek, je to na uvážení každého používateľa AMS. Fondy ale pomáhajú napríklad v prehľadnosti čerpania dovolenky alebo lekára, ktoré sú zadávané aj cez žiadanku.)