4.4.2.3 Denný report dochádzky

V tejto kapitole si priblížime ako vyzerá a ako je možné nastaviť Denný report dochádzky. Bližšie sa budeme venovať týmto bodom:

• Denný report dochádzky
  • Nastavenia reportu
    • Formát času
    • Zobraziť prerušenia
    • Zobraziť “-” (mínus) pri neodpracovanom čase
    • Použiť domovské stredisko
• Denný report dochádzky 2 mesiace
  • Nastavenia reportu dennej dochádzky za 2 mesiace:
    • Formát času v reporte dennej dochádzky za 2 mesiace
    • Zobraziť prerušenia v reporte dennej dochádzky za 2 mesiace
    • Zobraziť mínus “-” pri neodpracovanom čase
• Automatický report dennej dochádzky

Denný report dochádzky

V tlačovej zostave sa zobrazuje odpracovaný aj neodpracovaný čas zamestnancov, nadčas a pomocné prerušenia (neuznané časové úseky, penalizácia, posun a zaokrúhlenie - ak boli v skupine nastavené). Voliteľnou možnosťou je zobrazovanie aj prerušení a ich časových úsekov, ktoré boli v daný deň uskutočnené. Môžete si vybrať, či sa v reporte majú zobrazovať strediská - všetky vytvorené alebo rozdelenie podľa domovského strediska, do ktorého patria zamestnanci.

V dennom reporte dochádzky nájdete:

• ID zamestnanca a meno
• skupinu, do ktorej patrí
• zaradenie zamestnanca
• stredisko
• o aký deň sa jedná (podľa výberu v nastavení reportu)
• odpracovaný čas
• neodpracovaný čas
• nadčas
• neuznaný čas
• pomocné prerušenia
• prerušenia

Denný report dochádzky sa nachádza v AMS v časti Dochádzka / Uzávierka / Špeciálne zostavy.

Po kliknutí na tlačidlo “Špeciálne zostavy” sa zobrazí ponuka tlačových zostáv. Vyberte “Denný report dochádzky” a dostanete sa do nastavení reportu. Tu si môžete vybrať konkrétnych zamestnancov a dni v mesiaci, pre ktoré potrebujete vygenerovať zostavu. K dispozícii sú taktiež ďalšie nastavenia, ktoré sú popísané v článku nižšie. V tejto časti vyberiete aj priečinok pre uloženie reportu. Formát súboru je XLS alebo XLSX (podľa nastavení programu). Nakoniec stlačíte tlačidlo “Vytvoriť report”.

Postup si môžete pozrieť na videu nižšie:

Rýchly Tip!

V novej verzií AMS bol do reportu doplnený nový stĺpec zobrazujúci vytvorené pracovné zmeny a zároveň bol rozšírený o automatický filter na jednotlivých stĺpcoch.

Pri konfigurácii parametrov reportu bola doplnená aj nová funkcia, ktorá zabezpečí, že názov reportu sa automaticky prispôsobí zvolenému mesiacu. Na koniec názvu sa tak pridá mesiac a rok, za ktoré sa report generuje.

Ak vygenerujete report s údajmi len za jeden deň v mesiaci, výstupný súbor vo formáte Excel bude obsahovať aj ďalšiu kartu s názvom „Sumár prítomnosti“. Táto karta poskytuje prehľadné zobrazenie informácií o prítomných a neprítomných zamestnancoch, pričom údaje sú rozdelené podľa zaradenia a pracovných zmien. Zároveň obsahuje aj počet jednotlivých prerušení, ktoré boli v daný deň zadané zamestnancami.

Ukážku časti „Sumár prítomnosti“ vo výstupnom súbore môžete vidieť na obrázku nižšie:

Nastavenia reportu

Nastavenia reportu dennej dochádzky:

• formát času
• zobrazovať prerušenia
• zobraziť “mínus” pri neodpracovanom čase
• použiť domovské stredisko

Formát času

Viete si v reporte nastaviť, či sa majú hodnoty zobrazovať v textovom formáte (HH:MM)

alebo numerickom desatinnom (napr. 7,5)

Zobraziť prerušenia

Ak označíte túto možnosť, v reporte sa v poslednom stĺpci zobrazia prerušenia a ich trvanie. Ak túto možnosť neoznačíte, posledný stĺpec prerušenia sa v reporte nezobrazí. Prerušenia sú zapísané pod ich prislúchajúcou skratkou v AMS, napríklad “Obed” = O (skratky prerušeniam určujete priamo v ich nastavení: Zoznamy / Prerušenia / Skratka). Jednotlivé prerušenia sú oddelené hranatými zátvorkami.

Ak sú v konkrétny deň zapísané viaceré rovnaké prerušenia, v stĺpci sa v hranatej zátvorke zobrazí skratka pre prerušenie, čas prerušenia dokopy za celý deň, počet časových úsekov prerušenia.

Zobraziť “-” (mínus) pri neodpracovanom čase

Ak túto možnosť označíte, v reporte sa pri neodpracovanom čase zobrazí znamienko “-”.

Použiť domovské stredisko

Ak je táto možnosť označená, zobrazí sa v reporte v stĺpci stredisko len názov Strediska, ktoré má zamestnanec nastavené vo svojej karte Zoznamy / Zamestnanci / Domovské Stredisko.

Výstupný súbor potom vyzerá nasledovne

Ak túto možnosť neoznačíte, v tom istom stĺpci sa zobrazia strediská, ku ktorým boli zamestnanci priradení (Zoznamy / Strediská / Priradení zamestnanci).

Denný report dochádzky 2 mesiace

V tlačovej zostave viete vybrať údaje dochádzky pre vybraných zamestnancov za dva po sebe idúce mesiace. Pri väčšom počte zamestnancov môžete použiť filter Skupiny, dostupný priamo v nastaveniach reportu.

V zostave nájdete odpracovaný aj neodpracovaný čas zamestnancov, nadčas a pomocné prerušenia (neuznané časové úseky, penalizácia, posun a zaokrúhlenie - ak boli v skupine nastavené) za konkrétne vybrané dni. Voliteľnou možnosťou je zobrazovanie prerušení a ich časových úsekov, ktoré boli v daný deň uskutočnené. Môžete si vybrať formát času (07:30 alebo 7,5) a tiež, či sa má pri neodpracovanom čase zobraziť mínus ("-").

V Dennom reporte dochádzky 2 mesiace teda nájdete:

• ID a meno zamestnanca
• Skupinu, do ktorej zamestnanec patrí
• o aký deň sa jedná (podľa výberu v nastavení reportu)
• odpracovaný čas
• neodpracovaný čas
• nadčas
• pomocné prerušenia (neuznané, posun, penalizácia a zaokrúhľovanie)
• nočná - hodiny prislúchajúce nočnej práci podľa nastavení v Skupine -** odpracované hodiny** prislúchajúce pre sobotu a nedeľu
• hodiny, ktoré pripadnú na sviatok
• odpracovaný sviatok - reálne odpracované hodiny počas sviatku
• príplatkový čas - podľa nastavení v Skupine
• prerušenia - ak chcete, aby sa skratky prerušení aj ich trvanie podľa dňa zobrazili, v dni ktorom sa uskutočnili, je potrebné označiť túto možnosť v nastaveniach reportu.

Denný report dochádzky 2 mesiace sa nachádza v AMS v časti Dochádzka / Uzávierka / Špeciálne zostavy.

Po kliknutí na tlačidlo “Špeciálne zostavy” sa zobrazí ponuka tlačových zostáv. Vyberte “Denný report dochádzky 2 mes.” a dostanete sa do nastavení reportu.

Môžete si tu vybrať konkrétnych zamestnancov (označíte ich kliknutím na meno / opätovným kliknutím sa meno odznačí) a dni v dvoch mesiacoch, pre ktoré potrebujete vygenerovať zostavu (medzi mesiacmi sa pohybujete pomocou šípiek doprava a doľava, kliknutím na konkrétny deň sa označí / kliknutím na deň opätovne - sa odznačí).

K dispozícii sú taktiež ďalšie nastavenia, ktoré sú popísané v článku nižšie. V tejto časti vyberiete pomocou tlačidla priečinok pre uloženie reportu. Formát súboru je XLS alebo XLSX (podľa nastavení programu). Nakoniec stlačíte tlačidlo “Vytvoriť report”.

Postup si môžete pozrieť na videu nižšie:

Nastavenia reportu dennej dochádzky za 2 mesiace:

• formát času
• zobraziť prerušenia
• zobraziť “-” pri neodpracovanom čase

Formát času v reporte dennej dochádzky za 2 mesiace

Časové úseky v Dennom reporte dochádzky sú vždy s presnosťou na sekundy (HH:MM:SS). V reporte si viete nastaviť, ako sa majú hodnoty zobrazovať 06:30:00 alebo 7,5.

Príklad reportu v textovom formáte:

Príklad reportu v numerickom / desatinnom formáte:

Zobraziť prerušenia v reporte dennej dochádzky za 2 mesiace

Ak označíte túto možnosť, v reporte sa v poslednom stĺpci zobrazia prerušenia a ich trvanie. Ak túto možnosť neoznačíte, posledný stĺpec prerušenia sa v reporte nezobrazí.

Prerušenia sú zapísané pod ich prislúchajúcou skratkou v AMS, napríklad “Obed” = O (skratku pre dané prerušenie určíte priamo v jeho nastavení: Zoznamy / Prerušenia / Skratka). Jednotlivé prerušenia sú oddelené hranatými zátvorkami.

Ak sú v konkrétny deň zapísané viaceré rovnaké prerušenia, v stĺpci sa v hranatej zátvorke zobrazí skratka pre prerušenie, čas prerušenia dokopy za celý deň, počet časových úsekov prerušenia.

Zobraziť mínus “-” pri neodpracovanom čase

Ak túto možnosť označíte, v reporte sa pri neodpracovanom čase zobrazí znamienko mínus “-”.

Príklad reportu si môžete pozrieť na obrázku nižšie:

Ak bude táto možnosť neoznačená, hodnoty v stĺpci neodpracovaný čas budú kladné:

Automatický report dennej dochádzky

V prípade potreby je dostupný Automatický report dennej dochádzky, ktorý spôsobí, že report dennej dochádzky bude automaticky zasielaný v stanovený čas na určené emailové adresy. Automatické odosielanie reportu zabezpečuje Modul AutoReport a služba Mailling.

Ako prvé skontrolujte v AMS v časti Nastavenia / Odosielanie e-mailov, aby bolo nastavené odosielanie e-mailov prostredníctvom Mailling služby.

Pozn.: Systém AMS poskyuje možnosť využiť odosielanie autoreportov cez SMTP Server. Pre zasielanie mailov týmto spôsobom, vyberte možnosť SMTP Server a v pravej časti obrazovky zadajte potrebné nastavenia.

V karte Dochádzka / Uzávierka sa nachádzajú v pravej časti Špeciálne zostavy. Kliknite na šípku a vyberte Denný report dochádzky.

V nastaveniach pre denný report dochádzky:

1. označte “Povoliť automatické generovanie”
2. napíšte čas, kedy sa má report vygenerovať a odoslať na emaily
3. napíšte mailové adresy, na ktoré sa má report odoslať (jednotlivé adresy oddeľte čiarkou)
4. kliknite na tlačidlo “Uložiť nastavenia”

Report bude vygenerovaný za všetkých aktívnych zamestnancov (s aktívnym pracovným pomerom a bez anonymov) každý deň vo Vami stanovený čas na zvolené mailové adresy. Usporiadanie zamestnancov je podľa abecedy.

V emaily sa denný report dochádzky nachádza v prílohe vo formáte XLS alebo XLSX (záleží od nastavení v programe AMS). Príklad nastavenia automatického odosielania denného reportu dochádzky si môžete pozrieť na videu nižšie:

V časti Prehľady / Emaily sa nachádza informácia o odoslaných emailoch, kde si viete skontrolovať na aké e-mailové adresy a kedy bol report odoslaný (viď obrázok nižšie):

Pre spätnú kontrolu sa aj priamo v nastaveniach reportu nachádza informácia, kedy bol denný report dochádzky naposledy vygenerovaný.