11.3.3 Administrátori v AMS WEB
V tejto kapitole si stručne popíšeme základné prvky AMS Web v prostredí určenom pre administrátorov. Venovať sa budeme týmto oblastiam
Hlavná stránka
Po prihlásení administrátora sa zobrazí základná obrazovka, na ktorej sa zobrazuje zoznam prítomných zamestnancov, ktorí si zapísali príchod na termináli. Zobrazuje sa tu čas posledného príchodu do práce. Tiež sa tu nachádza sekcia pre neprítomných zamestnancov, pričom tu sa zobrazuje čas posledného odchodu z práce.
Pozn.: Pri prvom prihlásení sa AMS Web zobrazuje v anglickom jazyku. Jazykové rozhranie môžete zmeniť kliknutím na “ozubené koliesko” v hlavnej lište. Zvoľte jazyk a kliknite na “Potvrdiť”. AMS Web ponúka tri možnosti nastavenia jazyka (Anglický, Nemecký a Slovenský).
Administrátori majú dostupné štyri hlavné tlačidlá: Dochádzka, Žiadanky, Plán a Strava.
Dochádzka:
- po kliknutí sa otvorí mesačný prehľad zamestnanca,
- obsahuje filter pre rýchlejšie vyhľadávanie, sumárnu tabuľku časov a
- každý deň je možné rozkliknúť a prezrieť detail dňa,
- v detaile dňa je možné robiť ďalšie úkony - zápis, editovanie, vymazanie prístupu alebo prerušenia, prípadne zadanie celodenného prerušenia.
Žiadanky:
- slúžia na prehľad aktuálne otvorených žiadaniek,
- obsahuje filter na rýchlejšie vyhľadanie konkrétnej žiadanky,
- Administrátori môžu vykonávať ďalšie akcie - spracovať žiadanku alebo vytvoriť novú.
Plán:
- zobrazí aktuálny plán,
- obsahuje filter pre prezeranie plánov pre iné mesiace,
- Administrátori môžu plánovať voľné dni alebo zmazať plán.
Strava:
- V tejto sekcií má administrátor možnosť objednávať stravu za jemu pridelených zamestnancov.
Každú z týchto možností si bližšie popíšeme nižšie.
Zamestnanci a prerušenia sa priraďujú k terminálu pomocou dochádzkového systému. Aby si mohli zamestnanci zapisovať prerušenia cez AMS Web, musia byť spolu s prerušeniami priradení k terminálu. Bližšie informácie k priradeniu nájdete v časti 8.4.1 Priradenie a odobratie zamestnancov k terminálu a 8.4.2. Priradenie prerušení k terminálu.
Spracovanie dochádzky
Prehľad prístupov a prerušení nájdete po prihlásení pod záložkou “Dochádzka”. Zobrazí sa Vám mesačný prehľad dochádzky.
Pre výber zamestnanca použite dostupný filter.
Kliknutím na konkrétny deň sa Vám zobrazí okno detailu dňa. V tejto sekcií má administrátor možnosť:
Pridať nový prístup
V detaile dňa v ľavej časti, v tabuľke Prístupy z terminálu, kliknite na tlačidlo “Pridať prístup”. Vyberte prerušenie, typ prístupu (príchod alebo odchod) a čas a stlačte “Potvrdiť”. Systém zapíše nový prístup zamestnancovi.
Upraviť alebo zmazať existujúci prístup
V detaile dňa kliknite na konkrétny existujúci prístup, vykonajte potrebné úpravy a stlačte “Potvrdiť” alebo ak si želáte prístup zmazať, stlačte tlačidlo “Zmazať”.
Pridať celodenné prerušenie
V detaile dňa v pravej časti, v tabuľke “Sumárne za deň”, kliknite na tlačidlo “Celodenné prerušenie”. Vyberte prerušenie a zmenu podľa ktorej sa má vypočítať prerušenie a stlačte “Potvrdiť”. Systém zapíše zamestnancovi daný deň celodenné prerušenie.
Ak potrebujete vymazať toto prerušenie, spravíte tak kliknutím naň v strednej časti “Vypočítané prerušenia” a následne stlačíte “Zmazať”.
UPOZORNENIE!
Manuálnym pridaním časového úseku v tabuľke “Vypočítané prerušenia” obídete automatiku určovania zmeny a značnú časť algoritmu počítania dochádzky!
Túto funkciu odporúčame používať len v krajnom prípade, kedy nie je možné požadovaný stav dosiahnuť iným spôsobom, ktorý nenaruší algoritmus výpočtu (napr. pridaním alebo úpravou prístupu, prípadne pridaním celodenného prerušenia)!
Žiadanky
Funkcia Žiadanky slúži pre elektronické zadávanie požiadavky na čerpanie zvoleného prerušenia (Dovolenka, Lekár, Náhradné voľno). Prerušenia, z ktorých je možné si vyberať, nastavuje administrátor priamo v dochádzkovom systéme AMS.
Aby sa prerušenie zobrazilo pri vytváraní žiadanky, je potrebné aby malo vo svojich nastaveniach označený atribút “Povolené v žiadankách”. Ak tento atribút nie je označený, tak sa prerušenie nezobrazí pri vytváraní žiadanky.
Pri funkcii Žiadanky máte okrem možnosti vytvoriť a upraviť žiadanku, aj možnosť ju potvrdiť, zamietnuť alebo stornovať (administrátor musí mať toto oprávnenie označené vo svojich nastaveniach a priradených zamestnancov, pre ktorých bude môcť tieto úkony vykonávať - viac informácií nájdete v návode Administrátori).
Pre zjednodušenie orientácie v zozname žiadaniek sú dostupné filtre, kde si môžete vybrať zamestnanca alebo stav žiadanky v akom sa nachádza.
Žiadanky nájdete po prihlásení do AMS Web pod záložkou “Žiadanky”.
Vytvorenie novej žiadanky
V možnosti “Žiadanky” kliknite na tlačidlo “Vytvoriť”.
Zobrazí sa okno, kde vyberiete zamestnanca a prerušenie. Podľa nastavení atribútu “Povolené v žiadankách” pri konkrétnom prerušení sa zobrazia nasledujúce možnosti:
- celý deň - po označení tejto varianty máte možnosť vybrať dátumy od - do, v rozpätí ktorých chcete žiadanku vytvoriť,
- pol dňa - pri tejto možnosti vyberiete deň, pre ktorý sa má žiadanka vytvoriť, následne je potrebné vybrať zmenu, ktorá prislúcha zamestnancovi (podľa nastavení skupiny) a časť zmeny (prvá alebo druhá polovica), na základe ktorej systém pol dňa žiadanky vypočíta,
- časový úsek - vyberiete deň a určíte presný čas od - do (HH:MM) v akom má byť žiadanka vytvorená.
Vypíšete poznámku, ktorá slúži pre bližší popis žiadanky. Následne stlačte “Potvrdiť”. Vytvorí sa nová žiadanka.
Úprava vytvorenej žiadanky
V možnosti “Žiadanky” si dvojklikom otvoríte žiadanku a v pravej časti máte možnosť “Upraviť”. Vykonáte potrebné úpravy (napr. zmena dátumu, typu prerušenia, zamestnanca) a stlačíte “Potvrdiť”.
Potvrdenie, zamietnutie a stornovanie žiadanky
V možnosti “Žiadanky” si dvojklikom otvoríte žiadanku a v pravej časti máte možnosť “Potvrdiť”, “Zamietnuť” alebo “Stornovať”. Pri každej možnosti sa dá napísať vyjadrenie k žiadanke. Keď potvrdíte príslušným tlačidlom (potvrdiť, zamietnuť alebo stornovať), systém Vás informuje o úspešnosti úkonu.
V prípade využívania fondov v AMS je v rámci AMS Webu implementované aj informovanie o zostatku fondu a taktiež nepovolenie čerpania prerušenia, ak by malo dôjsť k zápornému stavu fondu.
Rýchly Tip!
Pre využívanie Žiadaniek je nutné mať aktívny jeho modul v licencii. Pre aktivovanie modulu kontaktujte našu technickú podporu.
Plánovanie
Plán dochádzky nájdete po prihlásení pod záložkou “Plán”. K plánovaniu majú prístup len administrátori dochádzky.
Pozn.: Cykly sa v súčasnej verzii plánujú iba v dochádzkovom systéme.
Tlačidlá pre plánovanie a zmazanie plánu sa zobrazia až vtedy, keď je vo filtri zvolená skupina pre plánovanie a je označený minimálne jeden deň pre plánovanie. Dni označujete kliknutím na príslušný deň - podfarbí sa na modro , odznačuje sa opätovným kliknutím.
Dochádzkový systém umožňuje:
Plánovanie zmeny
Cez dostupné filtre vyberte dátum a skupinu, pre ktorú budete plánovať zmeny. Označte dni, ktoré chcete naplánovať a stlačte tlačidlo “Zmenu”. Ak je pre skupinu vytvorených viacero zmien, použite šípku na tlačidle a vyberte požadovanú zmenu. Systém sa Vás opýta, či si želáte vykonať zmenu. Ak áno, stlačte “Potvrdiť”.
Plánovanie celodenného prerušenia
Cez dostupné filtre vyberte dátum a skupinu. Označte dni, ktorým chcete naplánovať celodenné prerušenie a stlačte tlačidlo “Prerušenie”. Vyberte o aké prerušenie sa jedná (dovolenka, služobná cesta a pod.) a zmenu, podľa ktorej má systém vypočítať prerušenie. Následne stlačte “Zapísať”.
Plánovanie voľného dňa
Cez dostupné filtre vyberte dátum a skupinu. Označte dni, ktoré chcete naplánovať a stlačte tlačidlo “Voľný deň”. Systém sa Vás opýta, či si želáte vykonať zmenu. Ak áno, stlačte “Potvrdiť”. Na zvolených dňoch sa objaví skratka “PV - plánované voľno”.
Zmazanie plánu
Cez dostupné filtre vyberte dátum a skupinu. Označte dni, ktorým chcete vymazať plán a stlačte tlačidlo “Zmazať plán”. Systém sa Vás opýta, či si želáte vykonať zmenu. Ak áno, stlačte “Potvrdiť”.
Strava
Modul Strava nájdete po prihlásení pod záložkou “Strava”. Keďže ide o doplnkové riešenie, pre jeho použitie je nutné mať zakúpený modul Strava. Hoci je záložka strava aktívna, žiadne údaje sa v nej nezobrazia v prípade, že modul nemáte aktívny. Pre bližšie informácie kontaktujte našu technickú podporu.
Tento modul umožňuje administrátorom objednávať stravu pre im pridelených zamestnancov.
Zobrazuje sa tu aj zoznam jedál dostupných v jednotlivých dňoch:
Kliknutím na tlačidlo “+” pri zvolenom jedle, môže zadať administrátor jedlo a jeho počet do objednávky.
Pozn.: Počet jedál, ktoré je možné objednať, závisí od podmienok nastavených zamestnávateľom. Administrátor má možnosť zadať tieto podmienky v aplikácií AMS v časti Strava
Kliknutím na tlačidlo “-” môže admin jedlo odobrať z objednávky. Po vykonaní všetkých úprav je potrebné kliknúť na “Potvrdiť zmeny”.
Systém informuje o uložení zmien hlásením:
Informácia o objednávke sa prenesie do aplikácie AMS.
V module Strava má administrátor možnosť zvoliť pre objednávku iné stredisko (napr. ak je zamestnanec pridelený do viacerých stredísk, je nutné vybrať stredisko, v ktorom bude v daný deň vykonávať prácu). Administrátor má tiež možnosť objednať zamestnancovi stravu na nasledujúce dni. Zobrazovať sa bude toľko dní dopredu, pre koľko je definované menu v AMS aplikácií. Prehliadať jednotlivé dni je možné prostredníctvom tlačidiel “Predchádzajúci deň” a “Nasledujúci deň”.
