12.12 ICal
Modul iCal rozširuje funkcionalitu dochádzkového systému AMS o automatické vytváranie kalendárových udalostí pri schvaľovaní žiadaniek (napr. dovolenka, prerušenie práce, služobná cesta).
V praxi to znamená, že každá schválená žiadanka sa okamžite zmení na udalosť v kalendári používateľa – bez manuálneho prepisovania a bez rizika zabudnutia.
Prečo je modul iCal užitočný?
Mnohé organizácie fungujú tak, že čo nie je v kalendári, akoby neexistovalo. E-mail ako taký často nestačí – informácia sa stratí, prehliadne alebo zostane len v schránke.
Modul iCal rieši tento problém tým, že:
-
automaticky vytvorí kalendárovú udalosť
-
pošle ju e-mailom ako pozvánku
-
umožní jej jednoduché uloženie do kalendára (1 klik)
Výsledkom je vyššia prehľadnosť, menej chýb a menej manuálnej práce.
Ako modul iCal funguje?
-
Schválenie žiadanky
Administrátor alebo schvaľovateľ potvrdí žiadanku v aplikácií AMS. -
Automatické vytvorenie udalosti
Systém vygeneruje kalendárovú pozvánku vo formáte iCalendar (.ics) so všetkými dôležitými údajmi:-
typ prerušenia (napr. dovolenka)
-
meno zamestnanca
-
dátum a trvanie
-
popis a detail žiadanky
-
-
Odoslanie e-mailu cez modul Mailing
Modul Mailing odošle potvrdzujúci e-mail spolu s kalendárovou pozvánkou ako prílohou. -
Jednoduché pridanie do kalendára
Príjemca si môže udalosť jedným klikom pridať do:-
Microsoft Outlook
-
Google Calendar
-
Apple Calendar
-
prípadne iných kompatibilných kalendárov
-
Komu sa pozvánka odošle?
Modul iCal prináša maximálnu flexibilitu v nastavovaní príjemcov notifikácií. Administrátor má plnú kontrolu nad tým, komu sa informácia o žiadanke odošle – stačí zadať príslušné e-mailové adresy pri vyjadrení k žiadanke.
Ak e-mailový klient príjemcu podporuje formát .ics, správa automaticky obsahuje kalendárovú udalosť, ktorú si môže príjemca jedným kliknutím uložiť do svojho kalendára. Vďaka tomu majú všetci zúčastnení vždy prehľad o dôležitých termínoch.
Možní príjemcovia notifikácií:
- žiadateľ
- schvaľujúci administrátor
- ďalší administrátori
- voliteľný zoznam e-mailových adries (napr. členovia pracovného tímu)
Spoľahlivé doručenie e-mailov
Odosielanie e-mailov prebieha prostredníctvom modulu Mailing, ktorý:
-
spracováva e-maily vo fronte
-
zabezpečuje ich spoľahlivé doručenie
-
kontroluje stav odoslania (odoslané / čakajúce)
-
zabraňuje duplicitnému odoslaniu
Užívateľ sa tak nemusí starať o technické detaily – systém sa o všetko postará automaticky.
Hlavné výhody modulu iCal
- Automatické udalosti v kalendári
- Žiadne manuálne prepisovanie
- Kompatibilita s Outlookom aj Google Kalendárom
- Vyššia prehľadnosť neprítomností
- Menej chýb a nedorozumení
- Profesionálna komunikácia smerom k zamestnancom
➡️ Kontaktujte nás a radi vám pripravíme riešenie presne podľa vašich potrieb.
