Nachádzate sa tu

Domov / Funkcie systému / Ako vybrať dochádzkový systém?

Ako vybrať dochádzkový systém?

Výber dochádzkového systému je často neľahká úloha. Je potrebné zhrnúť a porovnať vlastnosti a možnosti jednotlivých systémov.

Na čo všetko netreba pri výbere zabúdať?

V prvom rade je potrebné si uvedomiť, že dochádzkový systém sa skladá z viacerých funkčných častí,
z ktorých je každá jedna rovnako dôležitá.

Dochádzkový terminál

Čo všetko je dôležité pri dochádzkovom terminali? Aké otázky si treba položiť?
 

Dochádzkový terminál STL.one

Zápis cez tablet

Virtuálny terminál

dochádzkovy terminál

dochádzkový tablet

virtuálny dochádzkový terminál

viac o dochadzkovom termináli

viac o dochádzkovom tablete

 viac o virtuálnom termináli

 

  • Je možné spraviť na termináli falošný záznam?

    Aké je zabezpečenie proti podvodným zápisom?
    (POZOR biometria bez povolenia UOOU nie je legalne pužiteľná)

  • Dokáže zamestnanec opraviť omyl?

    Je dostupný spôsob ako umožniť zamestnancom opravovať chyby
    bez zbytočného zaťaženia personalistov?

  • Dokážu zamestnanci používať terminál ihneď. Je rozhranie intuitívne?

    Budú vedieť zmetsnanci pracovať s terminálom okamžite,
    alebo bude nutné zaškolenie pri každom novom zamestnancovi?

  • Máme možnosť nastaviť si terminál na mieru?

    Je možné vytvoriť nové prerušenie, alebo máme len pevne dané prerušenia?
    Dokážeme to sami a vtedy ked to budeme potrebovať?

  • Aká zložitá je správa zamestnancov?

    Je zapísanie nového zamestnanca, zmena karty, alebo vymazanie jednoduché,
    alebo zložité?

  • Akým spôsobom je zabezpečená správa terminálov dodávateľom?

    Existuje spôsob vzdialenej správy terminálu bez nutnosti nášho zásahu?
    Je dodávateľ schopný vzdialene aktualizovať zariadenia?

  • Akým spôsobm zariadenia komunikujú?

    Jedná sa o LAN pripojenie, alebo zastaralé sériové pripojenie cez prevodník? 

  • Disponuje dodávateľ HW aj SW variantou?

    Je možné odskúšať v rámci DEMA ako funguje zápis do systému?

 

Aké sú najdôležitejšie zásady pri výbere softvéru?

Viac o dochádzkovom systéme AMS

Nikdy nekupujte software, ktorý ste poriadne neodskúšali.
Z náhľadov systému nie je možné otestovať funkcionalitu programu.
To, že systém danú funkciu obsahuje ešte neznamená, že je aj pohodlne použiteľná.

Ako teda vyberať dochádzkový softvér? Na aké detaily sa treba pozrieť podrobnejšie?

V prvom rade je potrebné pozrieť sa na prácu s dochádzkovým systémom podľa činností, ktoré vás s ním čakajú.
Jedná sa hlavne o implementáciu a neskoršie používanie.

 

Implementácia dochádzkového systému.

Samotná implementácia systému môže vyzerať ako jednorazová záležitosť, ktorá je menej dôležitá ako následné používanie.
Opak je však pravdou.
S implementáciou softvéru úzko súvisia ďaľšie dôležité otázky:

  • Existuje možnosť odskúšať si DEMO?

    Je ponúknutá inštalácia systému na dobu, postačujúcu pre reálne otestovanie?
    Sú k dispozícii DEMO dáta?

  • Je inštalácia softvéru na server náročná?

    Dokáže váš správca IT pracovať so systémom v prípade havárie servera?
    Sú potrebné úkony na správu systému dobre zdokumentované.

  • Ako sú zabezpečené zálohy systému?

    Najdôležitejšou časťou dochádzkového systému sú zapísané údaje.
    Myslí dodávateľ na pravidelné zálohovanie? Má to vyriešené?

  • Je program postavený na modernej platforme?

    Jedná sa o modernú aplikáciu, ktorú bude možné používať aj v prípade,
    aktualizácie operačného systému, alebo je softvér predávaný dlhú dobu?

 

Používanie dochádzkového systému.

Dostávame sa k hlavnej časti. Samotná použíteľnosť systému by mala byť najdôležitejším kritériom pri výbere.

Ako však vyskúšať potrebné funkcie? Kde začať?
Ideálny spôsob je rozdeliť si funkcie, podľa toho ako často ich budete používať.
Sú činnosti, ktoré budete robiť denne, niektoré párkrát za mesiac a iné pravidelne raz mesačne.

Najčastejšie používané funkcie a činnosti:

  • Úprava chybných zápisov

    Nie je dôležité ako jasne a jednoznačne vysvetlíte postup.
    Vzdy sa nájde niekto, kto to pochopí ináč a bude treba záznamy opraviť.

  • Dodatočný zápis prerušení

    Najčastejší dôvod vynechania zápisu je zábudlivosť,
    alebo odchod z práce mimo pracoviska.

  • Kontrola výsledkov v dochádzkovej karte zamestnanca

    Dochádzka zamestnancov je počítaná na základe nastavení,
    ktoré sú im priradené. Znie to jednoducho a jasne. Ste schopní
    v testovanom systéme okamžite zistiť prečo sú výsledky také, aké sú?

  • Správa zamestnancov, oddelení, prerušení a terminálov

    Najčastejšou činnosťou je samotný pohyb v systéme a používanie funkcií.
    Je systém vytvorený intuitívne a obsahuje ovládacie prvky tam,
    kde ich aj očakávate?

Pravidelne používané funkcie a činnosti:

Dochádzkový systém je používaný z dvoch primárnych dôvodov:

  1. vylúčenie možnosti podvádzania pri zápise
  2. tvorba podkladov pre mzdy

  • Kontrola prístupov

    Aj keď používanie moderných technológií vytvára dostatočný
    psychologický efekt pre ukončenie vzájomného zapisovania kolegami,
    je potrebné mať možnosť spraviť efektívnu kontrolu.
    Vždy sa nájde niekto, kto potrebuje reálne vyskúšať systém.

  • Kontrola správnosti dochádzkových listov

    Kontrola dochádzky po ukončení mesiaca je jedným z najdôležitejších
    momentov z hľadiska práce v dochádzkovom systéme. V prípade,
    že neodhalíte chyby,je možné odoslanie nesprávnych dát
    do mzdového systému a následná tvorba chybných výplat.

Dodávateľ, ceny a ostatné "drobnosti".

Na prvý pohľad sa môže zdať, že výber dodávateľa nie je až tak dôležitý.
Sú tu ale určité detaily, ktoré by ste si mali všímať už na začiatku pred výberom systému.

  • Rýchlosť odozvy na dopyt, prípadne otázku

    Aj samotné rýchle odoslanie cenovej ponuky napovie o systéme
    akým firma pracuje. Rieši otázky rýchlo a efektívne? Je dôležité uvedomiť si,
    že uzávierky dochádzky sa konajú viacmenej v rovnakom čase.
    Ak firma nereaguje promptne v bežnej prevádzke, je dosť možné,
    že v momente, keď budete potrebovať pomoc, nemusí byť dostupná.

  • Podpora, vzdialená správa, databáza znalostí, komunikačné kanály

    Ako má spoločnosť vyriešené zodpovedanie bežných otázok?
    Má systém vzdialenej podpory, alebo vyžaduje platený výjazd pri servisnom
    zásahu?
    Manuály k systému sú dostupné v dostatočnej kvalite a sú aktuálne?
    Je dostupná podpora všetkým užívateľom dochádzkového softvéru?

  • Je dodávateľ tvorca systému, alebo aspoň priamy partner?

    Systémové úpravy na mieru sa zákazníkom robia oveľa častejšie,
    ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. V prípade, ak nastane situácia,
    kedy je potrebné upraviť dodaný softvér, je oveľa lepšia situácia
    ak pracujete priamo s tvorcom systému.

  • Celková cena vlastníctva

    Pojem celková cena vlastníctva zrejme netreba špeciálne vysvetlovať,
    každopádne je dobré si ho spomenúť. Ide o nákupnú cenu a poplatky
    za servis a iné potrebné služby.
    Určite sa informujte o všetkých položkách dopredu.